Privacyverklaring Transcrypt

1. Wie zijn wij

Transcrypt is een product van Evoran, een handelsnaam van Frank van Tussenbroek B.V., gevestigd te Reelaan 61, 4105 LD Culemborg, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 96479906.

Contactgegevens voor privacy-gerelateerde vragen: E-mail: …

2. Wat doet Transcrypt

Transcrypt is een Windows desktop-applicatie voor lokale vergadertranscriptie, sprekersherkenning en AI-notulen. Alle verwerking van vergaderdata gebeurt volledig lokaal op uw apparaat. Transcrypt heeft geen toegang tot uw vergaderinhoud.

Deze privacyverklaring beschrijft welke persoonsgegevens wij wel verwerken in de context van onze website, licentie-infrastructuur, facturatie en support.

3. Welke gegevens verwerken wij

3A. Website (transcrypt.nl)

Contactformulier

Gegeven	Grondslag	Bewaartermijn
Naam	Gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f) AVG) — beantwoorden van uw vraag	12 maanden na laatste contact
E-mailadres	Idem	12 maanden na laatste contact
Organisatie	Idem	12 maanden na laatste contact
Functie (bij enterprise-aanvraag)	Idem	12 maanden na laatste contact
Bericht	Idem	12 maanden na laatste contact

Bij proefaanvragen of offerteverzoeken kan de verwerking tevens noodzakelijk zijn voor precontractuele stappen (Art. 6(1)(b) AVG).

Download-notificatie en macOS-wachtlijst

Gegeven	Grondslag	Bewaartermijn
E-mailadres	Toestemming (Art. 6(1)(a) AVG) — u schrijft zich vrijwillig in	Tot u zich afmeldt, of 24 maanden na inschrijving zonder interactie
Naam	Idem	Idem

U kunt zich op elk moment afmelden via de afmeldlink in onze e-mails.

Website-analyse

Wij gebruiken Matomo voor website-analyse. Matomo draait in cookieloze modus op een server in Duitsland (Hetzner), zonder client-side identifiers en met geanonimiseerde IP-verwerking. Er worden geen cookies geplaatst, geen vingerafdrukken genomen en geen persoonsgegevens opgeslagen. Zie ons cookiebeleid voor details.

3B. Licentie-infrastructuur

Gegeven	Grondslag	Bewaartermijn
E-mailadres	Uitvoering van de overeenkomst (Art. 6(1)(b) AVG) — nodig voor licentie-activatie	Duur van de licentie + 12 maanden
Apparaat-ID (gehashte hardware-identifier)	Idem — nodig om de licentie aan uw apparaat te koppelen	Idem
Licentiesleutel	Idem	Idem

Update-controle (standaard aan, uitschakelbaar): Bij een update-controle worden app-versie en besturingssysteemversie verstuurd. Dit zijn geen persoonsgegevens. Wij vermelden dit voor transparantie. U kunt de update-controle uitschakelen in de instellingen van de applicatie.

De bovenstaande verwerkingen gelden ook tijdens de gratis proefperiode van 14 dagen.

De licentie-infrastructuur draait op servers van Hetzner in Duitsland (EU).

3C. Facturatie

Gegeven	Grondslag	Bewaartermijn
Bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, btw-nummer	Wettelijke verplichting (Art. 6(1)(c) AVG) — fiscale bewaarplicht	7 jaar (fiscale bewaarplicht)
Contactpersoon, e-mailadres	Uitvoering van de overeenkomst (Art. 6(1)(b) AVG)	Duur van de overeenkomst + 7 jaar

Facturatie verloopt via Snelstart, een Nederlands boekhoudpakket.

3D. Support

Gegeven	Grondslag	Bewaartermijn
Naam, e-mailadres	Gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f) AVG) — beantwoorden van uw supportvraag	24 maanden na laatste contact
Inhoud van het bericht	Idem	24 maanden na laatste contact
Door u gedeelde screenshots of logbestanden	Idem	90 dagen na afhandeling van het supportverzoek

Wij verzoeken u om geen vertrouwelijke vergaderinhoud mee te sturen in supportverzoeken. Logbestanden van Transcrypt bevatten geen gespreksinhoud of sprekernamen. Stuurt u toch vergaderinhoud mee, dan verwerken wij die uitsluitend voor de afhandeling van uw supportverzoek en verwijderen wij die zo spoedig mogelijk, uiterlijk binnen 90 dagen na afhandeling.

3E. Lokale data in de Transcrypt-applicatie (NIET door ons verwerkt)

De volgende gegevens worden verwerkt door de Transcrypt-applicatie op uw apparaat. Transcrypt (het bedrijf) heeft geen toegang tot deze gegevens. De klantorganisatie of zelfstandig beroepsbeoefenaar die de Software inzet, is zelf verwerkingsverantwoordelijke.

• Audio-opnames (AES-256-GCM versleuteld in IndexedDB)
• Transcripten en notulen (AES-256-GCM versleuteld)
• Sprekersprofielen (lokaal opgeslagen stemkenmerken)
• Woordenlijsten (DPAPI-versleuteld op schijf)

Deze data verlaat uw apparaat niet. U bepaalt zelf de bewaartermijn via de instellingen van de applicatie. Na afloop worden gegevens automatisch en onherstelbaar verwijderd.

Geen van de AI-modellen in Transcrypt wordt getraind of bijgewerkt op basis van uw vergaderinhoud. De modellen zijn statisch en wijzigen niet op basis van gebruik.

4. Met wie delen wij uw gegevens

Wij delen uw gegevens uitsluitend met de volgende partijen, in hun rol als sub-verwerker:

Sub-verwerker	Dienst	Locatie
Hetzner Online GmbH	Hosting licentie-infrastructuur, Matomo-server	Duitsland (EU)
MailerLite	E-mailmarketing (download-notificaties, wachtlijst, productaankondigingen)	EU-servers
MailerSend	Transactionele e-mails (licentie-bevestigingen, contactformulier-bevestigingen)	EU-servers
Snelstart	Facturatie en boekhouding	Nederland (EU)

Wij hebben met elke sub-verwerker een verwerkersovereenkomst gesloten conform Art. 28 AVG.

5. Internationaal dataverkeer

Wij streven ernaar alle persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Onze sub-verwerkers bieden primair verwerking op EU-servers aan. Voor zover een sub-verwerker persoonsgegevens buiten de EER verwerkt of vanuit een derde land toegankelijk maakt, gebeurt dit uitsluitend met passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen (SCCs) en/of het EU-US Data Privacy Framework (DPF).

6. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen:

• Alle communicatie via HTTPS (TLS 1.2+)
• Licentie-infrastructuur gehost bij Hetzner in Duitsland (ISO 27001-gecertificeerd datacenter)
• Lokale data in de applicatie versleuteld met AES-256-GCM
• Encryptiesleutels beschermd via Windows DPAPI (gebonden aan uw Windows-profiel)

7. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

• Inzage — U kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
• Correctie — U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Verwijdering — U kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens. Wij verwijderen uw gegevens tenzij een wettelijke bewaarplicht dit verhindert.
• Beperking — U kunt verzoeken om beperking van de verwerking.
• Overdraagbaarheid — U kunt een kopie van uw gegevens opvragen in een gangbaar formaat.
• Bezwaar — U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Intrekking toestemming — Waar de verwerking berust op toestemming, kunt u deze op elk moment intrekken.

Neem voor het uitoefenen van uw rechten contact op via …. Wij reageren binnen 30 dagen.

8. Klacht indienen

Bent u niet tevreden over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

Autoriteit Persoonsgegevens Postbus 93374 2509 AJ Den Haag www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

9. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op transcrypt.nl/privacyverklaring. Bij wezenlijke wijzigingen vermelden wij dit op onze website.

Laatst bijgewerkt: 28 april 2026