Vertrouwelijk gemeentelijk overleg notuleren, zonder cloud
Transcrypt is transcriptie- en notulensoftware voor Windows die volledig op uw eigen laptop werkt. Het programma zet een vergaderopname om in een transcript met sprekersherkenning en in conceptnotulen met besluiten, toezeggingen en actiepunten. Audio en tekst gaan niet naar de cloud.
Daarmee is Transcrypt bijzonder geschikt voor griffies en gemeentelijke afdelingen die vertrouwelijk overleg vastleggen, zoals besloten vergaderingen en commissievergaderingen, het presidium, fractieoverleg en ambtelijk overleg.
Laatst bijgewerkt:
Openbaar waar het kan, geheim waar het moet
De gemeenteraad vergadert in het openbaar (Gemeentewet, artikel 23 lid 1). Van een besloten vergadering wordt een apart verslag gemaakt, dat niet openbaar wordt tenzij de geheimhouding wordt opgeheven (artikel 23 lid 5). Raad, college, burgemeester en commissies kunnen daarnaast geheimhouding opleggen (artikel 87).
De griffier ondersteunt de raad en de commissies en is bij de raadsvergaderingen aanwezig, aldus de Vereniging van Griffiers. Die vereniging adviseert om afspraken te maken over het gebruik van AI, vanwege het risico op onbedoelde openbaarmaking en op schending van de geheimhoudingsplicht.
Daarnaast moeten gemeenten hun archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat bewaren (Archiefwet 1995, artikel 3). De nieuwe Archiefwet treedt op 1 januari 2027 in werking en vraagt dat digitale informatie vanaf het moment van ontstaan duurzaam wordt bewaard.
Bronnen
- Gemeentewet, artikel 23 en 87 (wetten.overheid.nl) (opent in een nieuw tabblad)
- Vereniging van Griffiers — De griffier (opent in een nieuw tabblad)
- Vereniging van Griffiers — Aan de slag met AI (20 mei 2025) (opent in een nieuw tabblad)
- Archiefwet 1995, artikel 3 (wetten.overheid.nl) (opent in een nieuw tabblad)
- Rijksoverheid — Nieuwe Archiefwet maakt overheid transparanter (12 mei 2026) (opent in een nieuw tabblad)
Ook een besloten vergadering blijft op uw laptop
Een soevereine oplossing zonder cloud: uw gemeente houdt zelf de regie over wat er vertrouwelijk is besproken. Lees meer over digitale soevereiniteit.
- Geen cloud, geen servers van derden. De vergaderdata verlaat het apparaat niet. Er gaat geen vergaderdata naar externe diensten; er wordt niets geüpload.
- Werkt zonder internet. Alle AI-modellen draaien lokaal. U kunt dus ook opnemen in een zaal zonder netwerk.
- Versleuteld opgeslagen met AES-256-GCM. De sleutel is gebonden aan uw Windows-profiel.
- U bepaalt de bewaartermijn. Het vastgestelde verslag exporteert u naar uw archief- of zaaksysteem. De werkbestanden in Transcrypt worden na de bewaartermijn onherstelbaar verwijderd.
- Geen telemetrie of tracking in de app.
Van opname naar verslag
- Sprekersherkenning. Transcrypt onderscheidt tot 10 sprekers. Met Professional worden namen automatisch herkend wanneer een spreker zich bij naam voorstelt. Na afloop corrigeert u sprekers of voegt u ze samen.
- Vertrekpunt voor verslag en besluitenlijst. Het transcript vormt het vertrekpunt voor een woordelijk verslag. De notulen bevatten een kernsamenvatting, thema’s, besluiten en actiepunten: een opzet voor de besluitenlijst en de actielijst. Met Professional kiest u zelf de secties, bijvoorbeeld aandachtspunten of openstaande vragen, en geeft u eigen instructies mee.
- Eigen woordenlijsten (Professional) voor namen van raadsleden, wijken en afkortingen.
- Bestaande opnames importeren, bijvoorbeeld .mp3, .wav of .m4a.
- Exporteren naar .docx, .odt, .pdf en .wav, voor uw eigen archief- of zaaksysteem.
- Geoptimaliseerd voor Nederlandse spraak.
Dan het voorstel over de wijkvoorzieningen. Hoe staan we ervoor?
Ik stel voor dat we eerst de reactie van het college afwachten.
Afgesproken. De vragen voor de commissie zetten we vóór donderdag op een rij.
- Reactie college afwachten vóór een standpunt
- Vragen voor de commissie vóór donderdag op een rij zetten
Transcrypt sluit aan bij het BIO-kader
De Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO, in de huidige versie BIO2) is het normenkader voor informatiebeveiliging van de overheid. Sinds 15 augustus 2026 is het via de Cyberbeveiligingswet wettelijk verplicht voor de overheidsorganisaties die onder die wet vallen. Gemeenten gelden daarin als essentiële entiteit.
Transcrypt sluit aan bij dat kader:
- Alle verwerking vindt plaats op het eigen apparaat.
- Er is geen afhankelijkheid van externe cloudproviders of SaaS-diensten.
- Opgeslagen data is versleuteld met AES-256-GCM.
- De kernfunctionaliteit heeft geen netwerkverbinding nodig.
Documenten voor uw functionaris gegevensbescherming en CISO
Wat het kost
- Bij Basis duurt een opname maximaal 2 uur; met Professional is de opnameduur onbeperkt.
- U betaalt geen kosten per minuut.
- U kunt Transcrypt 14 dagen gratis proberen.
- Hebt u SSO en centraal gebruikersbeheer nodig, dan is er Enterprise; neem daarvoor contact op.
Veelgestelde vragen
Vertrouwelijk overleg, vastgelegd op uw eigen laptop
Probeer het 14 dagen gratis. Transcrypt is ook geschikt voor andere organisaties die vertrouwelijk vergaderen, van zorg tot bedrijfsleven.
GEEN CLOUD · 100% LOKAAL · ONTWIKKELD IN NEDERLAND