Algemene voorwaarden Transcrypt

Artikel 1 — Definities

In deze voorwaarden wordt verstaan onder:

• Transcrypt — Evoran, een handelsnaam van Frank van Tussenbroek B.V., gevestigd te Reelaan 61, 4105 LD Culemborg, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 96479906.
• Gebruiker — de natuurlijke of rechtspersoon die een Licentie afneemt of de Proefperiode gebruikt.
• Software — de Transcrypt desktop-applicatie voor Windows, inclusief de daarin opgenomen AI-modellen.
• Licentie — het recht om de Software te gebruiken gedurende de overeengekomen looptijd.
• AI-output — alle door de Software gegenereerde teksten, waaronder transcripten, notulen, samenvattingen, actiepunten en sprekerstoewijzingen.
• Proefperiode — de gratis periode van 14 dagen waarin de Gebruiker de Software kan uitproberen.

Artikel 2 — Toepasselijkheid

1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten van Transcrypt.
2. De toepasselijkheid van voorwaarden van de Gebruiker of diens inkoopvoorwaarden wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen. Afwijking is slechts geldig indien schriftelijk overeengekomen in een door beide partijen ondertekend document.
3. Indien een bepaling van deze voorwaarden nietig of vernietigbaar is, blijven de overige bepalingen van kracht.

Artikel 3 — De Software

1. Transcrypt is een desktop-applicatie die vergaderingen transcribeert, sprekers herkent en notulen genereert met behulp van AI-modellen. Alle verwerking vindt volledig lokaal plaats op het apparaat van de Gebruiker.
2. Transcrypt is geen clouddienst en geen online platform. Er wordt geen vergaderdata verstuurd naar servers van Transcrypt of derden.
3. AI-output is niet foutloos en kan fouten, onvolledigheden of onjuiste interpretaties bevatten. De Gebruiker is verantwoordelijk voor het controleren en goedkeuren van alle gegenereerde teksten voordat deze worden gebruikt of gedeeld. Zie de disclaimer voor een overzicht van bekende beperkingen.
4. De Software voldoet substantieel aan de functionele specificaties zoals beschreven in de productdocumentatie op transcrypt.nl.

Artikel 4 — Licentie

1. Transcrypt verleent de Gebruiker een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar gebruiksrecht op de Software voor de duur van de Licentie.
2. De Licentie is persoonsgebonden: één licentie per gebruiker. De Gebruiker mag de Software verhuizen naar een ander apparaat.
3. Transcrypt biedt meerdere pakketten aan (Basis, Professional, Enterprise). De actuele functies en prijzen per pakket staan op transcrypt.nl/prijzen.
4. De Gebruiker krijgt geen eigendomsrechten op de Software of de broncode.

Artikel 5 — Proefperiode

1. De Gebruiker kan de Software 14 dagen gratis uitproberen met de volledige Professional-functionaliteit.
2. De Proefperiode schept geen verplichting tot afname. Er vindt geen automatische omzetting naar een betaald abonnement plaats.
3. Na afloop van de Proefperiode is transcriberen en notuleren niet meer beschikbaar. Bestaande gesprekken (transcripten, notulen) blijven zichtbaar en exporteerbaar in de Software.

Artikel 6 — Prijzen en betaling

1. Alle prijzen zijn exclusief btw.
2. De Licentie wordt jaarlijks vooraf gefactureerd. Betaling geschiedt op factuur met een betalingstermijn van 30 dagen.
3. Bij niet-tijdige betaling is de Gebruiker van rechtswege in verzuim. Transcrypt kan na een aanmaning de toegang tot licentiegebonden functies, updates, support en/of verlenging opschorten tot de betaling is ontvangen.
4. Transcrypt heeft het recht om prijzen bij verlenging te wijzigen. Prijswijzigingen gelden uitsluitend vanaf een volgende verlengingsperiode, nooit met terugwerkende kracht voor de lopende licentieperiode. Prijswijzigingen worden minimaal 60 dagen voor de verlengdatum aangekondigd.

Artikel 7 — Looptijd en opzegging

1. De Licentie heeft een looptijd van één jaar en wordt stilzwijgend verlengd voor telkens één jaar. Transcrypt stuurt minimaal 45 dagen vóór de verlengdatum een herinnering.
2. Opzegging is mogelijk tot 30 dagen vóór de verlengdatum, per e-mail aan …. Opzegging is geldig zodra Transcrypt de ontvangst per e-mail bevestigt. Bij uitblijven van bevestiging binnen 2 werkdagen dient de Gebruiker opnieuw contact op te nemen.
3. Na opzegging blijft de Licentie actief tot het einde van de lopende periode. Er vindt geen restitutie plaats van reeds betaalde bedragen.

Artikel 8 — Verplichtingen Gebruiker

1. De Gebruiker gebruikt de Software uitsluitend voor het doel waarvoor deze is bestemd: vergadertranscriptie, sprekersherkenning en notulering.
2. Het is niet toegestaan om de Software te kopiëren, te reverse-engineeren, te decompileren of te verspreiden.
3. Het is niet toegestaan om de Software te gebruiken voor illegale doeleinden.
4. De Gebruiker is zelf verantwoordelijk voor geschikte hardware, een ondersteund besturingssysteem en het maken van back-ups van geëxporteerde bestanden.

Artikel 9 — AI-output en aansprakelijkheid

1. Transcripten en notulen worden gegenereerd door AI-modellen. AI-output is niet foutloos en kan fouten, onvolledigheden of onjuiste interpretaties bevatten.
2. De Gebruiker is verantwoordelijk voor het controleren, corrigeren en goedkeuren van alle AI-output voordat deze wordt gebruikt of gedeeld. AI-output is niet bedoeld als juridisch advies, medisch oordeel, financieel advies, bewijsdocument of formele besluittekst zonder inhoudelijke beoordeling door een bevoegde professional.
3. Transcrypt is niet aansprakelijk voor beslissingen die worden genomen op basis van AI-output.
4. De disclaimer vormt integraal onderdeel van deze voorwaarden. Zie tevens de EU AI Act transparantieverklaring voor technische details over de gebruikte modellen.

Artikel 10 — Aansprakelijkheidsbeperking

1. Transcrypt is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen of verlies van gegevens.
2. De totale aansprakelijkheid van Transcrypt voor directe schade — waaronder mede begrepen schade door onjuiste AI-output, onjuiste sprekerstoewijzing of onjuiste samenvattingen — is beperkt tot het bedrag dat de Gebruiker in het lopende licentiejaar aan Transcrypt heeft betaald.
3. De beperkingen in dit artikel gelden niet voor schade die het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Transcrypt, of voor aansprakelijkheid die naar dwingend recht niet kan worden beperkt.

Artikel 11 — Beschikbaarheid en onderhoud

1. Transcrypt is desktop-software. Er is geen uptime-garantie en geen beschikbaarheids-SLA.
2. Updates worden periodiek beschikbaar gesteld. De Gebruiker bepaalt zelf of en wanneer updates worden geïnstalleerd.
3. De Software bevat een automatische update-controle die standaard is ingeschakeld. De Gebruiker kan deze uitschakelen in de instellingen.
4. Transcrypt kan de Software wijzigen, verbeteren of uitbreiden. Bij wijzigingen die bestaande functionaliteit wezenlijk beperken, informeert Transcrypt de Gebruiker vooraf.
5. Bij tijdelijke uitval van de licentie-infrastructuur treft Transcrypt redelijke continuïteitsmaatregelen, waaronder een offline-graceperiode waar technisch mogelijk.

Artikel 12 — Privacy en gegevens

1. Vergaderdata (audio-opnames, transcripten, notulen, sprekersprofielen) wordt uitsluitend lokaal verwerkt op het apparaat van de Gebruiker. Transcrypt heeft geen toegang tot deze gegevens.
2. De klantorganisatie of zelfstandig beroepsbeoefenaar die de Software inzet, is zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de vergaderdata die met de Software wordt verwerkt. Een verwerkersovereenkomst is niet van toepassing. Zie de verklaring niet-verwerkerschap.
3. Voor gegevens die Transcrypt wel verwerkt (licentie-activatie, website, facturatie, support) verwijzen wij naar onze privacyverklaring.

Artikel 13 — Intellectueel eigendom

1. Alle intellectuele eigendomsrechten op de Software berusten bij Transcrypt of haar licentiegevers. De Licentie verleent uitsluitend een gebruiksrecht.
2. De AI-modellen in de Software zijn open-source componenten van derden. De Gebruiker verkrijgt geen aanvullende rechten op deze modellen buiten het gebruik via de Software.
3. AI-output (transcripten, notulen en overige gegenereerde teksten) is eigendom van de Gebruiker. Transcrypt claimt geen intellectuele eigendomsrechten op door de Gebruiker gegenereerde output.

Artikel 14 — Overmacht

1. Transcrypt is niet aansprakelijk voor tekortkomingen die het gevolg zijn van omstandigheden buiten haar macht, waaronder storingen in stroomnetten, internetverbindingen of systemen van derden, alsmede langdurige uitval van essentiële infrastructuur waarop de licentiecontrole redelijkerwijs is aangewezen, mits Transcrypt passende redelijke continuïteitsmaatregelen heeft getroffen.
2. Indien de overmacht langer dan 90 dagen duurt, kan de Gebruiker de overeenkomst schriftelijk ontbinden.

Artikel 15 — Openbaarheid en vertrouwelijkheid

1. De Gebruiker informeert Transcrypt onverwijld indien een informatieverzoek onder de Wet open overheid (Woo) of vergelijkbare wetgeving betrekking heeft op de Software, de overeenkomst of bijbehorende documentatie.
2. Transcrypt krijgt in dat geval de gelegenheid om binnen een redelijke termijn aan te geven welke informatie zij als vertrouwelijk of concurrentiegevoelig beschouwt, zodat de Gebruiker dit kan meewegen bij de beoordeling van het verzoek.
3. Deze bepaling doet niet af aan de wettelijke verplichtingen van de Gebruiker tot openbaarmaking.

Artikel 16 — Einde overeenkomst en data

1. Na beëindiging van de Licentie blijven bestaande transcripten en notulen lokaal beschikbaar op het apparaat van de Gebruiker. De Gebruiker kan deze exporteren in een open formaat (.docx, .odt).
2. De mogelijkheid tot het aanmaken van nieuwe transcripten en notulen vervalt bij beëindiging.

Artikel 17 — Wijziging voorwaarden

1. Transcrypt kan deze voorwaarden wijzigen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen voor inwerkingtreding aangekondigd per e-mail of via de website.
2. Indien de Gebruiker niet instemt met de wijziging, kan deze de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging in werking treedt.

Artikel 18 — Toepasselijk recht en geschillen

1. Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
2. Partijen zullen eerst proberen een geschil binnen 30 dagen in minnelijk overleg op te lossen.
3. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Arnhem.

Artikel 19 — Contact

• Algemene vragen: …
• Privacy-gerelateerde vragen: …
• Opzegging: …

Laatst bijgewerkt: 28 april 2026